Verwaltercheckliste

Vetrauen ist gut — Kontrolle ist besser! Was müssen Wohnungseigentümer bei der Auswahl eines Immobilienverwalters beachten?

Allgemeines
  • Ist der Verwalter aufgrund der räumlichen Entfernung zum Objekt in der Lage, die Anlage ordnungsgemäß zu verwalten?
  • Hat der Verwalter vor Angebotsabgabe Ihre Wohnanlage in Augenschein genommen?
  • Können Ihre Fragen sachgemäß beantwortet werden?
  • Hat der Verwalter eine für seine Tätigkeit geeignete Ausbildung? Zum Beispiel:
    Immobilienkaufmann/frau, etc. bzw. ist er bereits längere Zeit als Immobilienverwalter tätig?
  • Wird die Immobilienverwaltung hauptberuflich ausgeführt?
  • Hat die Verwaltung eine ordnungsgemäße Geschäftsadresse?
  • Werden regelmäßig Schulungs- oder Weiterbildungsmaßnahmen vorgenommen und liegen entsprechende Nachweise vor?
  • Hat der Verwalter ein Qualitätsmanagementsystem oder eine Zertifizierung?
  • Werden noch andere Wohnungseigentumsobjekte in vergleichbarer Größe verwaltet und können Referenzen benannt werden?
  • Nimmt der Verwalter die Aufgaben mit seinem Personal persönlich wahr?
  • Hat der Verwalter Rahmenverträge zur Senkung der Nebenkosten?
  • Beschäftigt der Verwalter für die Verwaltung keine Subunternehmer? Werden die Verwalterleistungen durch eigenes Personal erbracht?
  • Ist der Verwalter Mitglied in einem der Landesverbände des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter e. V.?
Versicherungsschutz
  • Kann der Verwalter eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung vorweisen?
  • Kann der Verwalter eine Betriebs- oder Berufs-Haftpflichtversicherung vorweisen?
  • Besitzt der Verwalter auch eine Vertrauensschaden-Versicherung?
Vertragsgestaltung
  • Mit wem gehen Sie ein Vertragsverhältnis ein – ist die Firmierung korrekt?
  • Sind die Aufgaben des Verwalters klar und übersichtlich geregelt?
  • Sind die Befugnisse des Verwalters klar geregelt?
  • Sind die Pflichten der Eigentümergemeinschaft klar geregelt?
  • Ist die Haftung klar geregelt?
  • Wie ist die Laufzeit des Vertrages (max. 5 Jahre sind möglich, bei Erstbestellung von Neubauten max. 3 Jahre)? Sind feste Kündigungsfristen bei einer Laufzeit von weniger als 5 Jahren vereinbart? 
  • Liegt Ihnen ein professioneller Vertrag vor, beispielsweise auf Grundlage der DDIVMusterverträge?
Allgemeine kaufmännische Geschäftsführung
  • Erscheint der Bürobetrieb professionell? Funktioniert die Büroorganisation?
  • Wie ist die Erreichbarkeit der Verwaltung geregelt? Gibt es feste Bürozeiten, eventuell auch eine Notfallnummer?
  • Ergehen die Einladungen zu den Eigentümerversammlungen fristgemäß, zeitgerecht und kundenorientiert?
  • Erfolgt der Versand der Protokolle über Eigentümerversammlungen innerhalb eines überschaubaren Zeitraums?
  • Wird eine Beschlusssammlung geführt?
  • Werden über jeden Vorgang Belege geführt? Sind Vorgänge nachvollziehbar und überprüfbar?
  • Werden verständliche und übersichtliche Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne mit allen steuerlichen Ausweisen erstellt?
  • Werden bei größeren Maßnahmen wie Sanierung mehrere Angebote eingeholt? Sind diese nachprüfbar und aufgeschlüsselt?
  • Ist die Vertretungsvollmacht geregelt? D.h., verfügt im Krankheits- und Urlaubsfall ein weiterer Kompetenzträger über die notwendigen Kompetenzen und Vollmachten, damit die Verwaltung für die Eigentümergemeinschaft problemlos weiterläuft?
Finanz- und Vermögensverwaltung
  • Ist Kontoinhaber des Hausgeldkontos die Eigentümergemeinschaft, bzw. der Eigentümer vertreten durch den Verwalter?
  • Ist auch bei Rücklagekonten die Eigentümergemeinschaft, bzw. der Eigentümer Kontoinhaber?
  • Werden die Konten von Kreditinstituten geführt, die Erfahrung mit WEG-Konten haben?
  • Wie wird die Höhe einer Instandhaltungsrücklage nachvollziehbar festgelegt?
  • Sind die Rücklagen mündelsicher angelegt?
  • Ist die Verfügungsvollmacht für den Notfall geregelt? D.h., kann im Krankheits- und Urlaubsfall ein weiterer Kompetenzträger Zahlungen veranlassen?
Technische Verwaltung
  • Bestehen Checklisten z.B. für regelmäßige Begehungen der Anlage oder für Wartungen?
  • Werden Objektbegehungsprotokolle geführt?
  • Verfügt der Verwalter über eigenes technisches Personal oder ein ausreichendes Netzwerk um die Eigentümergemeinschaft umfassend auch zu technischen Fragestellungen beraten zu können?

Viele Prüfkriterien sollten möglichst mit einer positiven Antwort bewertet werden. Bei negativen Bewertungen sollten Sie besonders aufmerksam werden, bei der Hausverwaltung nachfragen und ggf. weiteren Rat einholen.

Wir empfehlen die Verwaltercheckliste des DDIV »


Checkliste für die Übergabe von Verwaltungsunterlagen

Immer wieder kommt es zu Verstößen gegen die Berufsordnung, die ja eine ordnungsgemäße und reibungslose Übergabe der Verwaltungsunterlagen zu den Grundlagen der Berufsausübung der Immobilienverwalter zählt.

Für die Übernahme und insbesondere die Durchführung der Verwaltung werden alle hierfür notwendigen Unterlagen, Dokumente, Bescheide und sonstige Papiere benötigt, die zur verantwortlichen Durchführung der übertragenen Aufgaben erforderlich sind.

Es sind dies insbesondere die in der nachfolgenden Liste als Beispiel aufgeführten Haus- und Grundstücksunterlagen für die Verwaltung:

  1. Liste aller Eigentümer und/oder Verzeichnis aller Mieter nach Wohnungsnummern oder Wohnungsanlage mit Angabe Anschrift, Telefon, soweit bekannt Beruf, Anzahl der Personen;

  2. Grundbuchauszug sowie Verzeichnis aller eventuell nicht aus den Grundbucheintragungen zu ersehenden Rechte und Pflichten (z. B. Wegerechte, Gestattungen, Nachbarvereinbarungen) und Auszug aus dem Baulastenverzeichnis;

  3. Alle Katasterunterlagen (z. B. Fortführungsnachweise, Auszüge aus dem Liegenschaftsbuch, Flurkarten, amtliche Lagepläne);

  4. Kompletter Bauschein einschließlich aller Anlagen, Pläne, Statik, Entwässerungszeichnungen etc.;

  5. Geprüfte Statik, soweit nicht dem Bauschein beigefügt;

  6. Baubeschreibung sowie Beschreibung der tatsächlichen Ausführung von Bauten, soweit letztere vorhanden;

  7. Wohnflächenberechnung und Berechnung des umbauten Raums;

  8. Rohbau-, Gebrauchs- und Schlussabnahmescheine;

  9. Abnahmeprotokoll des Gemeinschaftseigentums und, soweit vorhanden, Hinweise und Daten für die Abnahme des Sondereigentums;

  10. Komplette Bestandspläne des Hauses sowie aller Installationen, technischer und sonstiger Anlagen, wie z. B. Elektroanlage, Sanitäranlage, Heizungsanlage, Feuerlöschanlage, Druckerhöhungsanlage, Wasseraufbereitungsanlage, Notstromanlage, Gemeinschaftsantennenanlage, Müllanlage und Müllaufzug, Blitzschutzanlage mit letztem Prüfzeugnis, Öltankanlage mit letztem Prüf- und Überwachungszeugnis, Schließplan und Sicherungsschein der Schlüsselanlage, Übergabe aller Bedienungsanweisungen und Angaben von Namen und Anschrift des Einweisers;

  11. Brandversicherungsurkunde;

  12. Teilungserklärung mit allen Änderungen und Ergänzungen, Gemeinschaftsordnung mit allen Änderungen und Ergänzungen;
  13. Verzeichnis aller bestehenden Versicherungen und Übergabe aller Versicherungspolicen;

  14. Alle öffentliche Bescheide (z. B. über Anleger- und Erschließungskosten und -leistungen, Grundsteuer bzw. Grundsteuerfreiheit, Einheitswert/-werte, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Steuern einschließlich Steuernummer bei Stadt und Finanzamt, Angabe aller Abnehmernummern, sonstige Gebührenbescheide, Angabe des Bezirksschornsteinfegermeisters, Ergebnis der letzten Brandschau);

  15. Alle Vereinbarungen mit Stadtverwaltung und den Ver- und Entsorgungsbetrieben (z. B. Wasserwerk, Gaswerk, Post, Genehmigung der Antennenanlage, Stadtwerke für die Elektroversorgung einschließlich etwaiger Trafo-Anlagen, örtliche Aufnahme und Berechnung des Bereitstellungspreises, Entwässerungsamt, unter anderem auch für etwaige Hebeanlagen, Öl-, Fett- und sonstige Abscheider sowie Schlammfänge, Müllabfuhr/Stadtreinigungsamt);

  16. Alle Wartungsverträge einschließlich Namen, Anschrift und Telefonnummer des Betreuers;

  17. Betreuungsvertrag mit der Wärmemessfirma einschließlich Namen, Anschrift und Telefonnummer des Betreuers sowie alle Unterlagen und Listen über Heizflächen, Raumbezeichnungen etc.

  18. Hausmeistervertrag einschließlich Mitgliedsschein der zuständigen (Verwaltungs-) Berufsgenossenschaft;

  19. Verzeichnis aller für Haus/Grundstück/Wohnungseigentumsanlage laufend mit Reparaturen und Arbeiten beauftragten Handwerker und Unternehmen;

  20. Verträge mit und/oder Abrechnungen dieser Handwerker und Unternehmen einschließlich einer Liste der Gewährleistungsfristen, etwa vorhandene Bürgschaften bzw. eine Auflistung etwa vorhandener Einbehalte;

  21. Beschlussbuch und/oder Sammlung der Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft, insbesondere solcher, die die Teilungserklärung tangiert haben;

  22. Bei Mietverwaltung aller Mietverträge nebst Anlagen und Nachträgen sowie Auflistung der bisherigen letzten Nebenkostenvorauszahlungen und der Nebenkostenabrechnungen;

  23. Abrechnungen des Vorverwalters (Gesamt- und Einzelabrechnungen) einschließlich aller erforderlichen sonstigen Angaben, wie Vermögensstatus, Forderungen und Verbindlichkeiten früherer Jahre);

  24. Letzter genehmigter Wirtschaftsplan;

  25. Rechnungslegung des ausgeschiedenen Verwalters (Gesamtabrechnung ohne Einzelabrechnung);

  26. Übergabe der Konten, Gelder und des Vermögens der Eigentümer;

  27. Übergabe des Gemeinschaftseigentums (auch einschließlich des beweglichen Eigentums, wie z. B. Hausmeistergerät und -werkzeug, Ersatzteilvorrat etc.) und aller Schlüssel;

  28. Auflistung aller laufenden und noch nicht abgerechneten Vorgänge (z. B. Versicherungsschäden, Versicherungsleistungen) und Übergabe der betreffenden Unterlagen;

  29. Übergabe des gesamten Schriftwechsels betreffend die Liegenschaft, einschließlich einer Auflistung aller Kenntnisse, Tatsachen und Vorgänge, die für den neuen Verwalter und dessen ordnungsgemäßer Arbeit erforderlich sind;

  30. Versicherung des Vorgängers in der Verwaltung, dass alle Unterlagen, die zu ordnungsgemäßen Verwaltung notwendig sind, übergeben sind, so dass der neue Verwalter auf alle Tatsachen, Vorgänge etc. für eine ordnungsgemäße Verwaltung hingewiesen ist und darauf, dass ein Rückbehalt von notwendigen Unterlagen nicht erfolgt ist.

Diese Liste ist eine Checkliste und erhebt nicht den Anspruch, für alle Immobilien und für jede Form der Immobilie geeignet zu sein. Anregungen und Ergänzungen sind jederzeit erwünscht.

VdIVH Übergabecheckliste